Perché inviamo il codice d'accesso 24 ore prima dell'arrivo - non al momento della prenotazione

Quando un ospite prenota una struttura, non ha bisogno del codice d'accesso con mesi di anticipo. In molti casi, inviarlo troppo presto crea un rischio inutile.

Il flusso pre-arrivo di HemmaBo può inviare due email programmate in vista di una prenotazione confermata:

• 48 ore prima del check-in: indicazioni stradali, dati del WiFi, informazioni sul check-in, regole della casa e informazioni pratiche sul soggiorno. Nessun codice d'accesso.
• 24 ore prima del check-in: il codice d'accesso, gli ultimi dettagli per l'arrivo ed eventuali informazioni finali specifiche della struttura, quando l'host ha configurato quel metodo di accesso.

Perché non inviare il codice d'accesso al momento della prenotazione?

Per tre motivi.

Sicurezza. Una prenotazione effettuata con tre mesi di anticipo significa che il codice d'accesso resta in una casella email per tre mesi. I codici vengono inoltrati, gli screenshot vengono condivisi e le caselle di posta possono essere compromesse. Più è breve l'intervallo tra la consegna del codice e l'arrivo, minore è l'esposizione.

Cancellazioni. Se una prenotazione viene cancellata dopo l'invio del codice d'accesso, l'host potrebbe dover cambiare il codice. Con l'invio 24 ore prima, una cancellazione avvenuta prima di quella finestra significa che il codice non è mai stato inviato.

Esperienza dell'ospite. Un ospite che riceve il codice d'accesso al momento della prenotazione potrebbe averlo dimenticato quando arriva. Inviarlo più a ridosso dell'arrivo lo rende più facile da trovare quando serve davvero.

L'host configura il metodo di accesso una sola volta

I metodi di accesso supportati includono cassetta portachiavi, codice fisso, codice dinamico e serratura smart. L'host li imposta nella dashboard. Da quel momento, il flusso pre-arrivo può gestire tempistiche e invio per le prenotazioni confermate.

Un ospite tedesco può ricevere le istruzioni in tedesco. Un ospite francese può riceverle in francese. L'host scrive le informazioni sulla struttura una sola volta; HemmaBo gestisce le lingue supportate e le tempistiche del flusso.

Che cosa sostituisce

La maggior parte degli host che gestiscono tutto manualmente invia il codice d'accesso in una conversazione - a volte alla prenotazione, a volte il giorno prima, a volte quando l'ospite lo chiede. Le tempistiche sono incoerenti e il processo dipende dalla memoria dell'host.

HemmaBo controlla gli arrivi imminenti e invia il messaggio pre-arrivo giusto nella finestra giusta, quando la prenotazione e la configurazione della struttura lo consentono. L'host non deve ricordarsi le tempistiche di ogni soggiorno.

L'automazione pre-arrivo è inclusa nella tua configurazione. L'host imposta una sola volta il metodo di accesso e le informazioni sulla struttura. HemmaBo gestisce i messaggi programmati agli ospiti per le prenotazioni confermate supportate.