Pourquoi nous transmettons le code de la porte 24 heures avant l'arrivée - et non à la réservation
Le système d'avant-arrivée peut envoyer deux e-mails programmés. Le premier, 48 heures avant le check-in, aide le voyageur à se préparer. Le code de la porte est volontairement retenu jusqu'à 24 heures avant l'arrivée, lorsque l'hôte en a configuré un.
Lorsqu'un voyageur réserve un logement, il n'a pas besoin du code de la porte des mois à l'avance. Dans bien des cas, l'envoyer trop tôt crée un risque inutile.
Le parcours d'avant-arrivée de HemmaBo peut envoyer deux e-mails programmés autour d'une réservation confirmée :
- 48 heures avant le check-in : itinéraire, informations WiFi, informations d'arrivée, règlement intérieur et informations pratiques sur le séjour. Pas de code de porte.
- 24 heures avant le check-in : le code de la porte, les derniers détails d'arrivée et toute dernière information propre au logement, lorsque l'hôte a configuré ce mode d'accès.
Pourquoi ne pas envoyer le code de la porte dès la réservation ?
Pour trois raisons.
La sécurité. Une réservation effectuée trois mois à l'avance signifie que le code de la porte reste trois mois dans une boîte de réception. Les codes sont transférés, les captures d'écran circulent, et les boîtes mail peuvent être compromises. Plus l'intervalle entre l'envoi du code et l'arrivée est court, plus l'exposition est réduite.
Les annulations. Si une réservation est annulée après l'envoi du code de la porte, l'hôte peut devoir changer le code. Avec un envoi 24 heures avant, une annulation intervenue avant ce délai signifie que le code n'a jamais été envoyé.
L'expérience voyageur. Un voyageur qui reçoit le code de la porte au moment de la réservation risque de l'avoir oublié à son arrivée. L'envoyer plus près de l'arrivée le rend plus facile à retrouver au moment où il est réellement utile.
L'hôte configure le mode d'accès une seule fois
Les modes d'accès pris en charge comprennent la boîte à clés, le code fixe, le code dynamique et la serrure connectée. L'hôte le configure dans le tableau de bord. Dès lors, le parcours d'avant-arrivée peut gérer le moment et l'envoi pour les réservations confirmées.
Un voyageur allemand peut recevoir les instructions en allemand. Un voyageur français peut les recevoir en français. L'hôte rédige les informations du logement une seule fois ; HemmaBo gère les langues prises en charge et le calendrier d'envoi.
Ce que cela remplace
La plupart des hôtes qui gèrent cela manuellement envoient le code de la porte dans un fil de messages - parfois à la réservation, parfois la veille, parfois quand le voyageur le demande. Le moment varie d'une fois à l'autre, et le processus repose sur la mémoire de l'hôte.
HemmaBo vérifie les arrivées à venir et envoie le bon message d'avant-arrivée au bon moment, lorsque la réservation et la configuration du logement le permettent. L'hôte n'a pas besoin de retenir le calendrier de chaque séjour.
L'automatisation d'avant-arrivée est incluse dans votre configuration. L'hôte configure le mode d'accès et les informations du logement une seule fois. HemmaBo gère les messages programmés aux voyageurs pour les réservations confirmées prises en charge.