Miksi ovikoodi lähetetään 24 tuntia ennen saapumista – ei varauksen yhteydessä

Kun vieras varaa majoituskohteen, hän ei tarvitse ovikoodia kuukausia etukäteen. Monissa tapauksissa liian aikainen lähettäminen luo tarpeetonta riskiä.

HemmaBon saapumista edeltävä prosessi voi lähettää vahvistetun varauksen yhteydessä kaksi ajastettua sähköpostia:

• 48 tuntia ennen sisäänkirjautumista: reittiohjeet, WiFi-tiedot, sisäänkirjautumisohjeet, järjestyssäännöt ja käytännön tiedot majoituksesta. Ei ovikoodia.
• 24 tuntia ennen sisäänkirjautumista: ovikoodi, viimeiset saapumistiedot ja mahdolliset muut majoituskohdetta koskevat viime hetken tiedot, kun majoittaja on määrittänyt kyseisen sisäänpääsytavan.

Miksi ovikoodia ei lähetetä varauksen yhteydessä?

Kolmesta syystä.

Turvallisuus. Kolme kuukautta etukäteen tehty varaus tarkoittaa, että ovikoodi on sähköpostilaatikossa kolme kuukautta. Koodeja välitetään eteenpäin, kuvakaappauksia jaetaan, ja sähköpostitilit voivat joutua vääriin käsiin. Mitä lyhyempi aika koodin toimittamisen ja saapumisen välillä on, sitä pienempi altistus.

Peruutukset. Jos varaus perutaan sen jälkeen, kun ovikoodi on jo lähetetty, majoittajan voi olla tarpeen vaihtaa koodi. Kun koodi toimitetaan 24 tuntia etukäteen, sitä ennen tehty peruutus tarkoittaa, ettei koodia koskaan lähetetty.

Vieraskokemus. Vieras, joka saa ovikoodin varauksen yhteydessä, voi unohtaa sen ennen saapumistaan. Kun koodi lähetetään lähempänä saapumista, se on helpompi löytää silloin, kun sitä todella tarvitaan.

Majoittaja määrittää sisäänpääsytavan kerran

Tuettuja sisäänpääsytapoja ovat avainlaatikko, kiinteä koodi, dynaaminen koodi ja älylukko. Majoittaja määrittää tämän hallintapaneelissa. Siitä eteenpäin saapumista edeltävä prosessi voi hoitaa ajoituksen ja toimituksen vahvistetuille varauksille.

Saksalainen vieras voi saada ohjeet saksaksi. Ranskalainen vieras voi saada ne ranskaksi. Majoittaja kirjoittaa majoituskohteen tiedot kerran; HemmaBo hoitaa tuetut kielet ja ajoituksen.

Mitä tämä korvaa

Useimmat tätä käsin hoitavat majoittajat lähettävät ovikoodin viestiketjussa – joskus varauksen yhteydessä, joskus edellisenä päivänä, joskus vasta kun vieras kysyy. Ajoitus vaihtelee, ja prosessi riippuu siitä, muistaako majoittaja.

HemmaBo tarkistaa tulevat saapumiset ja lähettää oikean saapumista edeltävän viestin oikeassa aikaikkunassa, kun varaus ja majoituskohteen asetukset tukevat sitä. Majoittajan ei tarvitse muistaa ajoitusta jokaisen majoituksen kohdalla.

Saapumista edeltävä automaatio sisältyy palveluusi. Majoittaja määrittää sisäänpääsytavan ja majoituskohteen tiedot kerran. HemmaBo hoitaa ajastetut vierasviestit tuetuille vahvistetuille varauksille.