Warum wir den Türcode 24 Stunden vor der Anreise freigeben – nicht bei der Buchung
Das Pre-Arrival-System kann zwei zeitgesteuerte E-Mails senden. Die erste, 48 Stunden vor dem Check-in, hilft dem Gast bei der Vorbereitung. Der Türcode wird bewusst bis 24 Stunden vor der Anreise zurückgehalten, sofern der Gastgeber einen eingerichtet hat.
Wenn ein Gast eine Unterkunft bucht, braucht er den Türcode nicht schon Monate im Voraus. In vielen Fällen schafft ein zu frühes Versenden ein unnötiges Risiko.
Der Pre-Arrival-Ablauf von HemmaBo kann rund um eine bestätigte Buchung zwei zeitgesteuerte E-Mails senden:
- 48 Stunden vor dem Check-in: Wegbeschreibung, WLAN-Daten, Check-in-Informationen, Hausregeln und praktische Informationen zum Aufenthalt. Kein Türcode.
- 24 Stunden vor dem Check-in: der Türcode, die letzten Details zur Anreise und gegebenenfalls letzte unterkunftsspezifische Informationen, sofern der Gastgeber diese Zugangsmethode eingerichtet hat.
Warum den Türcode nicht bei der Buchung senden?
Aus drei Gründen.
Sicherheit. Bei einer Buchung drei Monate im Voraus liegt der Türcode drei Monate lang in einem E-Mail-Postfach. Codes werden weitergeleitet, Screenshots geteilt, und Postfächer können kompromittiert werden. Je kürzer das Zeitfenster zwischen Codeversand und Anreise, desto geringer das Risiko.
Stornierungen. Wird eine Buchung storniert, nachdem der Türcode versendet wurde, muss der Gastgeber den Code womöglich ändern. Beim Versand 24 Stunden vorher bedeutet eine Stornierung vor diesem Zeitfenster, dass der Code nie verschickt wurde.
Gästeerlebnis. Ein Gast, der den Türcode bei der Buchung erhält, hat ihn bei der Ankunft vielleicht vergessen. Kommt er kurz vor der Anreise, ist er leichter zu finden, wenn er tatsächlich gebraucht wird.
Der Gastgeber richtet die Zugangsmethode einmal ein
Unterstützte Zugangsmethoden sind unter anderem Schlüsselbox, statischer Code, dynamischer Code und Smart Lock. Der Gastgeber richtet das im Dashboard ein. Von da an kann der Pre-Arrival-Ablauf Zeitpunkt und Versand für bestätigte Buchungen übernehmen.
Ein deutscher Gast kann die Anweisungen auf Deutsch erhalten. Ein französischer Gast kann sie auf Französisch erhalten. Der Gastgeber schreibt die Informationen zur Unterkunft einmal; HemmaBo übernimmt die unterstützten Sprachen und den zeitlichen Ablauf.
Was das ersetzt
Die meisten Gastgeber, die das manuell erledigen, schicken den Türcode in einem Nachrichtenverlauf – mal bei der Buchung, mal am Vortag, mal wenn der Gast fragt. Der Zeitpunkt ist uneinheitlich, und der Ablauf hängt davon ab, dass der Gastgeber daran denkt.
HemmaBo prüft anstehende Anreisen und sendet die passende Nachricht vor der Anreise im richtigen Zeitfenster, sofern Buchung und Konfiguration der Unterkunft das unterstützen. Der Gastgeber muss nicht bei jedem Aufenthalt an den Zeitpunkt denken.
Die Pre-Arrival-Automatisierung ist in Ihrer Einrichtung enthalten. Der Gastgeber richtet Zugangsmethode und Informationen zur Unterkunft einmal ein. HemmaBo übernimmt die zeitgesteuerten Gästenachrichten für unterstützte bestätigte Buchungen.